Корпоративная почта

Преимущества и способы организации. 

    Корпоративная почта — это электронная почта, которую Вы используете специально для Вашей компании. Ее основное отличие от личной почты — это непосредственно адрес. Как правило, для корпоративной электронной почты используются адреса формата: yourname@companyname.com.
    Кроме того, что почта Вашей компании — это удобный инструмент коммуникации между сотрудниками и клиентами, это еще и мощный инструмент для развития и рекламы Вашего бизнеса. Каждый раз, отправляя письмо Вашим клиентам, Вы будете напоминать о том, какую именно компанию Вы представляете. Это удобно и в том случае, когда Вы отправляете первое письмо потенциальному клиенту. Ведь получатель видит, от какой именно организации пришло известие, сразу в почтовом ящике.
    С технической точки зрения корпоративная почта для доменного имени компании значительно упрощает работу с электронной перепиской. Основные преимущества единой корпоративной почты для бизнеса:

1. лицо компании;
2. инструмент деловой коммуникации между сотрудниками и руководителями подразделений и всей компании;
3. файлообменник;
4. автоответчик (например, письмо с подтверждением регистрации на сайте или подписки на новости компании, полученное с корпоративного адреса);
5. разделение потоков писем — у каждого сотрудника есть возможность отделить деловую переписку от персональной;
6. контроль информационных потоков компании.

    Как правило, большинство компаний для настройки корпоративной почты используют специальные платные возможности популярных email-сервисов. Другим решением организации почтовых ящиков для бизнеса является наличие персонального почтового сервера. Это значительно усложняет процесс и требует штатного специалиста и дополнительных возможностей программного обеспечения, но в то же время делает корпоративную почту независимой от внешних факторов.
    Существует несколько основных способов, как организовать корпоративную почту для своего предприятия. Выбор того или иного способа зависит как от размеров Вашего бизнеса и его основных особенностей, так и от того, сколько Вы готовы тратить на обслуживание почтовых ящиков Вашей компании, а также выделяете ли Вы под это бюджет.

    Первый способ, с которым зачастую знакомятся владельцы бизнеса, — это бесплатный email на базе почтовых сервисов. Говоря проще, это то, чем мы привыкли пользоваться в личных целях — почтовый ящик для каждого сотрудника, зарегистрированный на бесплатных ресурсах — gmail.com, ukr.net, i.ua, yandex.ru и других. Главным и единственным плюсом такого способа организации является то, что он бесплатный и простой.
    Но если рассматривать этот вариант в масштабах целой компании, то недостатков оказывается довольно много:

1. ограниченный объем почтового сервиса — отсутствует возможность персональной настройки функций почтового сервиса под потребности компании;
2. ограниченное количество почтовых имен — наличие огромного количества уже существующих почтовых ящиков делает невозможным создание email-ов с красивыми именами;
3. негативное влияние на имидж бизнеса — использование бесплатных возможностей подразумевает наличие доменных имен почтовых сервисов в адресе Вашей компании, что, в свою очередь, может вызвать сомнение в надежности и серьезности Вашего бизнеса.

    Несмотря на значительные минусы, такой способ очень простой и быстрый в организации. Поэтому если он устраивает Вас и Ваш бизнес, Вы можете смело его использовать.

    Второй способ — это использование платных возможностей почтовых сервисов. Он заключается в том, что для самой организации корпоративной почты Вы используете те же почтовые сервисы, что и в бесплатном варианте. Но в случае платного пакета услуг Вы получаете корпоративную почту для Вашего домена на специальных условиях.
    Как правило, такая организация основывается на условиях абонентской платы за какой-то конкретный период пользования: месяц, полгода, год. Сегодня платные возможности организации корпоративной почты предоставляют практически все популярные почтовые сервисы.

    Третий вариант создания бизнес-email — это его организация на базе хостинг-провайдера. Такой вариант популярен для компаний, у которых есть свой сайт, домен которого размещен на сервере определенного хостера. В этом случае у Вас есть возможность разместить на сервере почтовые ящики компании с любыми именами и указанием Вашего корпоративного адреса в email-имени.
    Такой способ организации открывает гораздо больше возможностей для бизнеса:

1. работа с письмами как через web-интерфейс, так и с помощью почтовых клиентов: MailBird, The Bat и т.д.;
2. настройка переадресаций — например, письма, которые приходят на ящик support@domain.com, могут переадресовываться отдельной группе сотрудников отдела техподдержки;
3. персональное управление и настройка основных фильтров;
4. управление объемами почтовых ящиков.

    Недостатки этого способа касаются, прежде всего, технической части, а на работу корпоративной почты не влияют. У компании-клиента нет возможности выполнить узкие настройки сервера под себя, а также отсутствует физический доступ к его оборудованию.

    Четвертый способ — самый независимый из всех, но при этом самый трудозатратный. Это расположение корпоративной почты на собственном почтовом сервере. Сложность способа заключается в том, что для его реализации требуются определенные технические возможности и оборудование:

1. интернет-канал с высокой скоростью;
2. физический сервер с установленной оперативной системой Linux или Windows Server;
3. специальное ПО для функционирования сервера;
4. действующее доменное имя.

    Обеспечение всем необходимым для размещения корпоративных ящиков на собственном сервере — это затратное мероприятие еще и по средствам. Но преимущества и возможности, которые Вы получаете в этом случае, оправдывают вложения:

• гибкое дисковое пространство;
• возможность создать неограниченное количество почтовых аккаунтов с любыми именами и указанием имени компании;
• персональная настройка фильтров и переадресации писем;
• простое резервное копирование;
• постоянный личный контроль работы и надежности сервера.

    Конечно, для выполнения всей этой работы Вам понадобится штатный специалист, что повлечет дополнительные постоянные расходы на оплату его труда. При этом Ваша почта становится полностью независимой и управляемой. Основными минусами такого решения являются высокая стоимость реализации, а также зависимость от качества работы интернет-провайдера.
    Выбор варианта реализации корпоративной почты остается за Вами. Оцените возможности Вашей компании, предположительную загруженность почты, а также бюджет, который предполагается на реализацию проекта. После этого можно выбрать наиболее оптимальное решение.
    Корпоративная почта компании — это один из основных каналов коммуникации как сотрудников между собой, так и с клиентами и партнерами. Ваши письма, адрес с которого они приходят — это лицо компании, визитная карта, с которой знакомится получатель. Поэтому перед тем, как Вы решите сэкономить на организации корпоративной почты для домена, лучше всего взвесить, насколько от этого пострадает имидж Вашего бизнеса.
Почта для компании с собственным доменом принесет Вашему бизнесу преимущества перед конкурентами, которые решили сэкономить на этом мероприятии:

1. запоминающиеся адреса;
2. положительное влияние на имидж компании;
3. неограниченное количество адресов с именем компании;
4. авторитет и доверие у клиентов;
5. разделение личного и рабочего потока информации;
6. контроль работы подразделений.

    Корпоративная почта — это еще один способ положительно повлиять на имидж компании и лояльность Ваших клиентов и партнеров.